Caros Associados,

A ABRAPP em sua busca contínua por oferecer às suas associadas produtos que facilitem a gestão e o controle de suas atividades criou o Sistema de Calendário de Obrigações. O objetivo do calendário de obrigações é auxiliar os gestores das entidades fechadas de previdência complementar associadas à ABRAPP a monitorar o cumprimento das obrigações legais e até mesmo as internas (próprias).

O Calendário não é apenas uma relação onde constam todas as principais obrigações de uma EFPC, é também uma ferramenta que dispõe de recursos para organizar o controle do cumprimento das obrigações.

O sistema do calendário vem com as obrigações legais cadastradas de acordo com a periodicidade e podem ser incluídas obrigações definidas internamente, e para tanto, o sistema pode trabalhar com até 50 registros de obrigações.

Após a associação de um ou vários usuário a uma determinada obrigação, o sistema passará a avisar diariamente através de e-mail o vencimento quando faltarem 7 dias para o vencimento. Também será enviado e-mail para todos os usuários, sempre que uma obrigação for alterada ou uma nova cadastrada.

Os feriados regionais (ex. estaduais e municipais) devem ser incluídos pelo "gestor da entidade" e caso o feriado coincida com o vencimento de uma obrigação, ele será alterado para o primeiro dia útil anterior ao feriado que foi incluído. Por conservadorismo o sistema está configurado para, em caso de a data de vencimento recair em final de semana ou feriado, retroagir para o dia útil imediatamente anterior.

Periodicidade

As regras de parametrização de periodicidades foram definidas após uma análise minuciosa dos prazos estabelecidos, buscou-se também a flexibilização dessa parametrização diante de outras obrigações internas que possam existir.

Como resultado, foram definidas as seguintes periodicidades:

• Anual: As obrigações definidas para uma determinada data no ano.
• Mensal: Definidas para uma determinada data no mês. Podem ocorrer de alguma obrigação, embora definida como mensal, não possuir vencimento em todos os meses.  
• Quinzenal: Vencimentos quinzenais.
• Decendial: Vencimentos a cada 10 dias.
• Quando aplicável: Em alguns casos uma obrigação, apesar de possuir periodicidade, não tem uma data pré-definida e será cadastrada como "quando aplicável". Nestes casos o gestor deverá incluir a(s) data(s) de vencimento no momento da associação da obrigação.

Não temos a pretensão de abranger toda a sorte de regra de periodicidade que possa ser definida, mas certamente as disponíveis atendem a grande maioria das obrigações existentes. Portanto, vale sempre lembrar que a entidade pode enviar sugestões de alguma obrigação faltante ou incompleta por meio do e-mail nucleotecnico@abrapp.org.br, tornado a nossa ferramenta cada vez mais eficaz.

Associação de um responsável (agendamento de tarefas) e recebimento dos alertas por e-mail

Para que um usuário passe a receber os alertas (e-mail) de uma obrigação que irá vencer é necessário que ele seja "associado" a obrigação (Atenção: só receberão os avisos de vencimento de uma determinada obrigação a(s) pessoa(s) que estiver associada a ela). Os usuários com o perfil de "Gestor de área" e "Gestor da Entidade" devem associar uma ou mais obrigações para os usuários que estiverem abaixo dele ou para si mesmo.

As mensagens são geradas para as obrigações pendentes e que estejam por vencer a partir do 7º dia antes do vencimento.

A explicação detalhada sobre o funcionamento do sistema pode ser obtida no guia disponível no item "manual"que pode ser baixado após o login no sistema.

Eventuais dúvidas sobre o sistema devem ser encaminhadas ao e-mail: nucleotecnico@abrapp.org.br

Bom trabalho!

Comissão Técnica Nacional de Governança